À quoi sert un tampon d’entreprise ?

Bien que cela puisse paraître anodin, les tampons d’entreprise jouent divers rôles pour le bon fonctionnement des entreprises. Vous vous demandez aussi à quoi cet outil sert réellement ? On en parle dans cet article.

Le tampon d’entreprise, qu’est-ce que c’est ?

Pour fonctionner, une entreprise est soumise à de nombreuses obligations. Elle doit fournir certains documents officiels tels que les devis, les factures… Pour cela, l’entreprise peut avoir à se servir d’un tampon d’entreprise.

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Le tampon d’entreprise encore appelé cachet est une marque originale distinctive. Il est propre à une entreprise qui est amenée à en faire usage. C’est donc un sceau réalisé uniquement pour l’entreprise et qui sert à la distinguer de ses concurrents. Lorsque l’entreprise exécute des activités commerciales, on parle de cachet commercial d’entreprise. Les tampons d’entreprise jouent de nombreux rôles. Entre autres, ils aident à l’identification des entreprises.

Le tampon d’entreprise pour l’authentification des documents

L’un des outils les plus importants dont une entreprise a besoin pour authentifier un document, c’est sans doute le tampon d’entreprise. En une simple action, ce tampon fait figurer sur le document toutes les informations nécessaires permettant au destinataire d’être sûr du lieu de provenance du document. On peut donc observer sur un tampon des informations comme :

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• le nom de l’entreprise ;
• le numéro de téléphone de l’entreprise ;
• les numéros d’immatriculation légaux.

Le tampon d’entreprise pour une entreprise crédible

Vous le savez certainement ! Les partenaires collaborent davantage avec les entreprises en qui ils peuvent avoir confiance. Le critère de crédibilité intervient donc ici et il est très important pour une entreprise qui désire se développer. En cela, le tampon d’entreprise est donc utile.

Le tampon d’entreprise, un outil qui permet aux entreprises de s’organiser

Certains types de tampons d’entreprise aident les administrations dans leurs processus d’organisation. Ces tampons interviennent dans la gestion des courriels, les tris et les classements de documents. Ils intègrent des écrits standards comme « Payé », « Urgent », « Confidentiel », « Relance », « Validé », « Bon à payer »… Ils sont donc très importants en secrétariat, à la réception…

Le tampon d’entreprise pour numéroter

Bien que cela ne semble pas être un outil des plus indispensables, il y a des tampons d’entreprise qui permettent de numéroter. On en reconnaît la valeur lorsqu’on traite souvent de gros dossiers et qu’il faut connaître l’ordre dans lequel les documents qui composent ces dossiers sont émis. Ce type de tampon peut donc être très important selon les activités que fait l’entreprise.

À cela, s’ajoutent les tampons d’entreprise qui permettent de dater. Ce sont des tampons qui aident à remonter l’historique de l’entreprise. Ainsi, on peut savoir à quel moment un document a été émis ou a été reçu.

Le tampon d’entreprise, un outil du quotidien assez pratique

Les tampons d’entreprise sont des outils très pratiques dans le quotidien des entreprises. Pour cause, ces dernières doivent faire obligatoirement figurer certaines informations sur leurs documents officiels. Bien sûr, elles peuvent inscrire directement ces informations. Toutefois, cela peut s’avérer un peu long. Par contre, un tampon d’entreprise apposé permet d’inscrire toutes les informations nécessaires en un seul geste. Cela peut véritablement permettre à l’entreprise de gagner en temps.

L’utilité du tampon encreur à l’heure du numérique

Maintenant vous savez pourquoi il vous est recommandé d’avoir un tampon encreur pour votre entreprise. Facile à utiliser, il vous identifie sur chacune de vos correspondances, tout en la personnalisant et en rappelant vos coordonnées. Vous aimeriez en savoir encore plus sur le tampon encreur et sur son utilité pour une entreprise ? Vous pouvez découvrir cet autre article et lire des informations complémentaires, qui viendront certainement confirmer que si votre entreprise n’a pas encore de tampon encreur, il va falloir qu’elle comble ce manque dans les meilleurs délais. Bien sûr vous hésitez encore, pensant que cela ne vous sera d’aucune utilité, à l’heure du web et de la communication numérique, de l’envoi d’emails et des partages sur les réseaux sociaux professionnels. Mais malgré le fait que nous sommes en 2021, sachez qu’il n’y a pas que le marketing digital qui fonctionne, pour communiquer autour de son nom et plus globalement de sa marque. Chaque petit détail compte, alors l’emploi d’un tampon encreur pour les courriers qui sortent de vos bureaux, à destination de vos clients, de vos fournisseurs, et même de l’administration française, peuvent très bien être estampillés de votre nom et de vos coordonnées, grâce à l’emploi du tampon encreur.

A notre époque tout est numérique ? Qu’à cela ne tienne, rien ne vaut justement une bonne technique pour se démarquer de toutes ces sociétés qui emploient les mêmes ressorts : signature en bas des emails avec logo et slogan de l’entreprise, communication corporate sur LinkedIn ou Twitter, publication d’informations sur les évolutions de l’entreprise ou sur son expertise via un blog, emailings… Là il s’agit de revenir à quelque chose de plus essentiel, de plus classique, mais qui a résolument un impact visuel et qui donne une certaine image de l’entreprise, de sa volonté d’être aussi originale qu’à la recherche d’une façon bien à elle de s’imposer sur son marché. Alors bien sûr il vous faudra faire attention à bien entretenir votre tampon encreur, à le nettoyer après utilisation, afin que sa durée de vie soit la plus longue possible, et qu’à chaque fois que vous souhaitez l’utiliser, l’encre n’ira pas aussi se loger sur les rebords, afin d’éviter que ceux-ci ne s’impriment aussi. On a perdu l’habitude de ce type de détails, en matière de communication visuelle, mais cela ne demande pas beaucoup d’efforts que de les reprendre pour de bon.